Program Dla Aptek

Skoro właściwie obecnie wszystko można kupić przez internet, to pytanie dlaczego nie można by było kupować leków czy produktów farmaceutycznych bez wychodzenia z domu? Brak rozsądnych argumentów, powoduje, że wiele aptek dostosowało swoją ofertę do potrzeb wymagających klientów i posiada sklepy on line. Prowadzenie apteki w internecie wymaga jednak spełniania ważnych i restrykcyjnych warunków. Jednym z nich jest specjalne oprogramowanie dla aptek. Nasze programy dla aptek internetowych, nie mogą więc posiadać tylko usprawnień stanów magazynowych, muszą także być  w pełni zgodne z przepisami o handlu lekami w sieci. Dodatkowo takie oprogramowanie dla aptek w sieci, musi wspomaga proces wyszukiwawczy klientów. Dlaczego? Ponieważ każda, dobrze zaopatrzona apteka posiada nawet do kilkunastu tysięcy produktów i bez wygodnych w zastosowaniu filtrów, trudno by było odnaleźć się na owej stronie. Oprogramowanie dla aptek może więc zawierać kategoryzację, na podstawie której klient zawęzi swoje oczekiwania jednakże może też za pomocą filtrów wybrać markę producenta, cenę czy rodzaj produktu. Na przykład szukając preparatów pielęgnacyjno – leczniczych do stóp, nie będzie musiał przedzierać się przez dżunglę preparatów do twarzy czy ciała. Prowadzenie internetowej apteki nie jest jednak łatwym zadaniem. Trzeba połączyć proces księgowania, stan magazynu, zamówień z informacją o sprzedaży poszczególnych środków czy leków. Dlatego tak ważne jest, żeby zakupić programy dla aptek, które będą to wszystko mogły zrealizować. Wystarczy odpowiedni proces komunikacyjny, pomiędzy programami, a także szybka wymiana danych, by wszystkie zadania połączyć w całość, tak by mieć informację zwrotną, na temat ilości sprzedanych produktów, stanu magazynowego i potrzeby realizacji zamówień. Istnieją programy dla aptek, które także zrealizują kwestie pozycjonowania naszego sklepu on line w sieci. Jest to bardzo korzystna usługa, ponieważ klienci często wyszukują apteki w wyszukiwarkach internetowych i korzystają z usług tych, które znajdą się na liście pierwszych wyników. Skuteczne pozycjonowanie zapewnia nam więc większą atrakcyjność serwisu, większą ilość gości, a tym samym większą liczbę zamówień każdego dnia.

Ewidencja środków majątkowych w firmie

Istnieją oprogramowania wspomagające pewne czynności, które w firmie muszą być wykonywane. Jedną z nich jest ewidencja środków majątkowych firmy. Natomiast oprogramowaniem, który wspomaga jej przeprowadzenie jest KS-ESM. Powstał z myślą o jednostkach służby zdrowia oraz dystrybucji farmaceutycznej. Pozwala on na ewidencję wartości niematerialnych i prawnych oraz oczywiście środków trwałych, planowanie amortyzacji bilansowej i podatkowej, ewidencję dokumentów zakupu, wytworzenia, sprzedaży i odpisów. Środek trwały jest tu ewidencjonowany od momentu zakupu aż do sprzedaży. Plan amortyzacji tworzony jest nie na rok, czy dwa, ale na wiele lat i może być tworzony zarówno metodą liniową (przyspieszoną lub spowolnioną), degresywną, jak i za pomocą odpisu jednorazowego. Dodatkowo program jest łatwy w obsłudze, daje wiele możliwości przeglądania i raportowania, jak i możliwość tworzenia ręcznych korekt, współpracuje z KS-FKW, dzięki czemu plan jest zgodny z planem finansowo-księgowym.

Najważniejsze cechy oprogramowania ogólnego dla aptek – część 2

W poprzednim artykule wymieniliśmy najbardziej pożądane cechy oprogramowania dla aptek w zakresie sprzedaży, zamówień, zakupów oraz częściowo magazynu. Jednak równie ważnymi kryteriami są te dotyczące zestawień, analiz, płatności, czy administracji.

Zdecydowaną zaletą oprogramowań jest możliwość tworzenia jak najgłębszej analizy pracy apteki – takiej, by uwzględnić w niej zarówno analizę rotacji towarów, jak i obciążenia stanowisk i osób personelu w określonych porach dniach i wiele innych kryteriów. Najlepiej zestawienia tworzyć w wybranym przez siebie szablonie i mieć możliwość przedstawiania wyników na wykresach. Najlepszym oprogramowaniem jest to, które pozwala na definiowanie własnych zestawień – czy to tych niezbędnych w codziennej pracy apteki, jak tych „rzadszych” – np. dla jednostek wojskowych, MOPS, NFZ.

Przy obsłudze magazynu nasze oprogramowanie dla apteki powinno dawać możliwość szybkiego remanentu, oraz dokonywanie dowolnych operacji związanych z  codzienną obsługą magazynu leków, w tym chcielibyśmy móc automatycznie zmieniać ceny urzędowe, limity i in.

Podstawowymi funkcjami z zakresu płatności na pewno są prowadzenie rejestru kasowego, rozliczenia z dostawcami oraz dokładne rozliczanie zarówno apteki, jak i stanowiska, czy całej zmiany.

W zakresie samej administracji systemem, najdogodniejszym rozwiązaniem jest dostosowanie systemu do indywidualnych potrzeb użytkownika.

Najważniejsze cechy oprogramowania ogólnego dla aptek – część 1

Czego powinniśmy oczekiwać od oprogramowania, które instalujemy w naszej aptece? Opinii z pewnością jest tyle, ilu jest farmaceutów. Wiele z tych wymagań jest jednak najbardziej podstawowymi, które producent powinien po prostu spełniać.

Nie ma takiej możliwości, aby nasze oprogramowanie było niezgodne z przepisami Ministerstwa Zdrowia oraz innych instytucji. Jest to rzecz pierwszorzędna. Program powinien być szybki i oferować nam wiele metod sprzedaży – od nazw handlowych, poprzez kody kreskowe producenta, aż do synonimów. Nigdy nie wiadomo, która z tych funkcji okaże się najbardziej przydatna w rozmowie z klientem. Musimy mieć dostęp do informacji o leku, możliwość wydrukowania niezbędnych ulotek dla pacjenta. Dobrze jest, aby system wykorzystywał możliwości, jakie daje współpraca z urządzeniami zewnętrznymi – np. różnymi rodzajami drukarek, obsługiwał recepty z kodami kreskowymi, różne sposoby płatności oraz internet (np. gdy chcemy zarezerwować konkretny towar w hurtowni).

System powinien bezproblemowo przedstawiać wprowadzone dokumenty na ekranie komputera. Dużym ułatwieniem jest też automatyczna kontrola nad stanem magazynu: obliczanie norm i poziomu zapasów leku oraz możliwość generowania zamówień do hurtowni według wskazanych kryteriów – które to będą kryteria, to już zależy od nas.

Apteka szpitalna

Prowadzenie apteki szpitalnej nie różni się zbytnio od prowadzenia zwykłej apteki. Dlatego praktykuje się w tym wypadku używanie systemu niemal takiego samego, jak wszędzie indziej. Szczególnie polecany jest system KS-ASW. Pracuje on oczywiście w środowisku Windows, wykorzystuje bazy typu SQL oraz technologie internetowe. Moduły, z których się składa pomagają organizować codzienną pracę – kontrolować zamówienia, zakupy, stany magazynowe, tworzyć analizy.  Jest jednak wzbogacony o kilka funkcji, które innym aptekom nie są potrzebne.

To, co go wyróżnia to oczywiście możliwość współpracy z systemem obsługi szpitala. KS-ASW pozwala też wyznaczać koszty zużycia leków na pacjenta oraz lekarza, ułatwia prowadzenie przetargów – generuje listy leków, daje możliwość kontrolowania cen przetargowych.

Zarówno nowi, jak i stali klienci, korzystający z systemu KS-ASW mogą zawsze liczyć na pomoc ze strony jego twórców. Organizowane są nawet specjalne szkolenia, które wprowadzają w system, jak i pomagają zdobywać nowe umiejętności w zakresie jego wykorzystywania.

Planowanie i kontrola – kluczem do sukcesu

Prowadzić firmę na szczyt – takie jest zadanie przedsiębiorcy. Nie da się ukryć, że składa się nań wiele elementów i zabiera ono dużą część pracy. Dlatego nie warto marnować zbyt dużej części doby na coś takiego jak planowanie. Bo mimo, że jest ono jedną z najważniejszych składowych pracy w firmie – można je znacznie uprościć.

Zamiast samemu analizować wszystkie informacje, które do nas dochodzą, oczywiście po tym, jak je sami znajdziemy, może to robić za nas komputer. A dokładniej, specjalny program do tego przeznaczony. Pomoże on nam uzyskać spójną informację, pochodzącą z różnych obszarów funkcjonowania firmy i opracować odpowiedni system planowania. Kiedy plany już powstaną – system zacznie analizę ich wykonywania. Gdyby zaistniała wyjątkowa sytuacja – również o tym poinformuje nas komputer, dzięki czemu podejmiemy decyzję szybciej (i być może właściwszą).

To, jak wykorzystamy program, zależy w dużej mierze od nas. Na przykładzie jednego z najpopularniejszych tego typu produktów – KS-PBC widać, że użytkownik może narzucić mu ograniczenia logiczne na cały plan lub jego dowolne obszary. Można też zamieszczać szczegółowe komentarze, odnoszące się nawet do pojedynczych wartości, ilość wersji planów jest praktycznie nieograniczona, a zaplanowane wartości możemy zatwierdzać wielopoziomowo. System jest elastyczny, intuicyjny i trafia do każdego, ze względu na łatwość swojej obsługi.

Szybka komunikacja w aptece

Każda apteka, w której jest dostęp do internetu może wykorzystać dodatkowe narzędzie komunikacji, jakim jest  KS-EWD. Nowoczesny system wymiany danych, jaki proponuje nam KAMSOFT dotyczy komunikacji między apteką a hurtownią. Konfiguracja programu nie wymaga wiedzy technicznej, ponadto jest on zintegrowany z innymi systemami firmy, co dodatkowo ułatwia pracę.

Dzięki temu internetowemu systemowi komunikacji obie strony mogą porozumiewać się w sprawach związanych ze stanem i ceną towaru, promocjami, zamówieniami, potwierdzeniami przesłania zamówienia, pobierania ofert handlowych – tych indywidualnych, jak i ogólnych, pobierania dokumentów handlowych itp.

Cele, jakie realizuje apteka dzięki systemowi to szybszy i łatwiejszy wybór najlepszej oferty. Farmaceuta może powiadomić pacjenta, czy i kiedy lek, którego akurat nie ma „na stanie” będzie dostępny. Program umożliwia np. wysłanie zapytania o dostępność i cenę leku do wszystkich dostępnych hurtowni i szybko odsyła informacje zwrotną. System podaje ceny uśrednione – dla całego kraju oraz dla wybranego województwa. To tylko niektóre z wielu funkcji, jakie proponuje oprogramowanie.